Jedes Wirtschaftssubjekt, also natürliche Person, juristische Person, Organisationseinheit ohne juristische Persönlichkeit kann durch seinen Vertreter handeln.
Im polnischen Recht ist die Partei des verwaltungs- bzw. zivilrechtlichen Verhältnisses nicht verpflichtet - mit Vorbehalt der durch Gesetz bestimmten Ausnahmen, die jeweiliges Verhältnis kennzeichnen - persönlich zu handeln. Gemäß des Zivilrechts besteht die Vertretung darin, dass eine Person (der Vertreter) im Namen der anderen Person (des Vertretenen) eine rechtliche Tätigkeit ausübt, die in der Bevollmächtigung des Vertreters zum Handeln im fremden Namen (Vollmacht) beinhaltet ist und Folgen für den Vertretenen hat.
Die Notwendigkeit der Vertretung bestimmt über die aktive Teilnahme der Partei im Verfahren. Man muss auch darauf aufmerksam machen, dass das Recht der Partei, aktiv oder mit Hilfe der Vertreters an dem Verfahren teilzunehmen, wird durch den Art. 6 der Europäischen Menschenrechtskonvention vorgesehen.
Wegen der Vollmachtquellen unterscheidet man zwei Arten der Vertretung:
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gesetzliche Vertretung - Vollmachtquelle ist das Gesetz (z.B.: Eltern für die Kinder, die der elterlichen Gewalt unterliegen; Vormund, Bewährungshelfer),
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Vollmacht - anhand der Willenserklärung des Vollmachtgebers.
Über die Grenzen der Vollmacht bestimmt ihr Inhalt. Zu unterscheiden sind also::
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Vollmacht zu einzelnen Tätigkeiten, auch Spezialvollmacht genannt, - z. B. Vollmacht zur Einreicherung der Revokation an die Steuerberaterkammer; der Bevollmächtigte handelt nicht vor der Behörde zweiter Instanz,
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Gattungsvollmacht - zur Handlung vor bestimmter Steuerbehörde,
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Allgemeine Vollmacht - eine umfassende Vollmacht für alle rechtlichen Stellvertretungen.
Im polnischen Recht ist die Vollmacht eine rechtliche Tätigkeit, die einen Macht gebenden Charakter hat. Sie gibt dem Bevollmächtigten freie Bahn, rechtliche Tätigkeiten im Namen des Vollmachtgebenden und mit Folgen für ihn auszuüben. Rechte und Pflichten, die der Gegenstand des Verfahrens sind und dem materiellen Recht zu entnehmen sind, belasten den Vollmachtgebenden nicht. Sie verwirklichen sich in rechtlicher Sphäre der Partei.
Der Bevollmächtigte wird im Verfahren nicht zum Partei - er handelt nur in ihrem Namen - deswegen darf ihm (statt der Partei) die Behörde ihre Entscheidungen nicht mitteilen. Solche Entscheidung wäre an die Person gerichtet, die keine Partei im Verfahren ist und könnte angefochten werden. Die Willenserklärung wegen der Vollmacht wird dem Bevollmächtigten ausgehändigt; er hat aber keine Pflicht sie anzunehmen. Hinzuweisen ist hier darauf, dass der Inhalt der Bevollmächtigung genau ihren Umfang bestimmen muss.